image Verandering van spijs…

Magie op de muur

of: Hoe je meer uit een Brown Paper Sessie kunt halen.

Het blijft een magisch moment; het moment waarop een team hun hele werkproces uitgeschreven op de muur ziet verschijnen. Het is als een inkijkje onder de motorkap waarbij alle slangetjes en onderdelen met elkaar verbonden zijn. We zijn aan de slag met een zogeheten Brown Paper Sessie. Ik gebruik deze methode al jaren en blijf het een snelle, creatieve en krachtige manier vinden om verbeteringen in werkprocessen naar boven te halen. Veel mensen kennen deze methode vooral als middel om verspillingen uit het (productie) te halen. Voor wie het niet kent; bij een Brown Paper Sessie hang je een groot (bruin) vel aan de muur en met langwerpige gele post-its en stiften worden vervolgens door de groep de processtappen één voor één doorgenomen en opgeplakt. Bij iedere processtap vraag ik wie wat doet, wat er gebruikt wordt en vooral hoe en waarom dat gedaan wordt. Vervolgens komt de vraag of het niet handiger/sneller/eenvoudiger kan. Voor ieder verbeterpunt wat vervolgens genoemd wordt plak ik een post-it erbij met in rood geschreven het verbeterpunt. Als het klaar is verbinden we de post-its en wordt de procesflow zichtbaar inclusief de rode ‘vlaggen’.

Opmerkingen die ik vervolgens bijvoorbeeld hoor zijn:

“Ik wist niet dat er zoveel administratie bij kwam kijken als de verkoop eenmaal rond is”

“Wat doen we nog veel handelingen handmatig en dubbel”

“Nu ik voor het eerst het hele proces zie, begrijp ik waarom het lang duurt voordat ik verder kan. Het is in het begin van het traject niet duidelijk afgesproken waardoor ik informatie mis”

Veel inzichten dus en begrip voor het werk van de ander. Soms ook de schrik van verspilling. Met name financiële mensen verwonderen zich over hoeveel tijd, energie en middelen (en dus geld) er soms wordt verspild in de processen. Het mooie vind ik dat sommige inefficiënte werkwijzen soms ter plekke worden afgeschaft. (‘O, ik dacht dat jullie het zo wilden’)

De Brown Paper wordt volgens mij het meest gebruikt als ‘procesfoto’ van de huidige werkwijze. Maar een Brown Paper nodigt uit tot veel meer creatieve manieren om hem te gebruiken, hieronder een aantal voorbeelden:

Customer Journey
Breng de Customer Journey in kaart met een Brown Paper sessie. Als je het proces uitschrijft vanuit de beleving van de klant kun je de ervaring als klant inclusief de gewenste verbeteringen naar boven halen. Nodig hiervoor vooral ook klanten uit.

Inwerken
Het is een ideale manier om nieuwe medewerkers in te werken. Ik heb mensen in sessies gehad op hun eerste werkdag. Na de sessie waren ze al behoorlijk ingewerkt en/of konden vanuit hun recente werkervaring elders frisse inzichten meegeven. Nodig ze dus vooral uit.

Propositie herijken
Hoeveel varianten worden er eigenlijk van het product of de dienst verkocht en waarom eigenlijk? Is dat wenselijk en werkbaar? En wordt er op deze manier wel genoeg aan verdiend?

Rol van de afdeling bepalen
Er kan uit een sessie geconcludeerd worden dat een afdeling op basis van hun taken zowel een informerende, adviserende, uitvoerende maar soms zelf ook een controlerende rol heeft. Dit is niet altijd gewenst. De Brown Paper kan dit inzichtelijk maken.

Gebruik van huidige IT systemen
In de Brown Paper kun je meenemen hoe de huidige systemen gebruikt worden en uiteraard hoe dit beter kan.

Bepalen onderlinge taakverdeling
In een Brown Paper komt ook vaak naar voren wie welke taak heeft en waar er dubbelingen zitten of juist hiaten in verantwoordelijkheden.

Teambuilding
Een middag samen doorbrengen met je collega’s en het eens goed over het gezamenlijke proces of de klantbeleving hebben, kan een manier zijn om aan teambuilding te doen.

Tips

Hierbij nog enkele tips om meer uit de sessie zelf te halen:

  1. Zorg voor een team waarin zoveel mogelijk rollen vertegenwoordigd zijn. Dit geeft veel inzichten en bevordert ook het begrip voor elkaars werk
  2. Zorg voor een goede facilitator. Iemand die doorvraagt en het proces tot in detail wil begrijpen maar ook de grote lijn kan vasthouden
  3. Creëer veiligheid en stimuleer een positief kritische houding. Dit is hét moment om jouw mening te geven als medewerker
  4. Zorg voor een prettige setting; een locatie buiten kantoor, lekker eten en drinken en een inspirerende omgeving. Op deze manier kan het ook echt een teambuildingsessie zijn
  5. Zorg voor een notulist. Iemand die per (deel)proces de verbeterpunten vastlegt, alsmede de eventueel al geopperde oplossingen. Zo kun je snel overgaan tot een actieplan na de sessie
  6. Zorg voor borging na de sessie. Wat gaat er met de inzichten gebeuren? Wat zijn quick-wins, wat heeft meer aandacht nodig? Wie neemt welke verantwoordelijkheid?
  7. Maak het visueel. Veel klanten laten de paper hangen om er nog eens naar te kijken. Een idee is om een echte foto te maken en/of de paper te vertalen in een procesflow met behulp van bijvoorbeeld Visio.
  8. Plan een tweede sessie na een aantal weken om bijvoorbeeld nog wat dieper op bepaalde deelprocessen in te gaan of een droomsessie te houden. Stel dat we helemaal opnieuw het proces konden inrichten en alle knelpunten zijn opgelost: Hoe ziet het proces er dan uit? Deze paper geeft naast de eerste paper een mooi doel en pad om naar toe te werken
  9. Maak het meetbaar. Kwantificeer de processtappen: hoe vaak komt dit (procentueel) voor? Hoeveel tijd of geld kost deze handeling? Wat levert dit aan omzet op?
  10. Gebruik de kernwaarden van het bedrijf om keuzes aan te toetsen. Past wat jullie doen met waar je voor staat? Als je duurzaam wilt werken maar nog veel papier gebruikt..
  11. Samen met een klant of leverancier kun je het gezamenlijke proces op deze manier inzichtelijk maken en verbeteren
  12. Herhaal de sessies regelmatig. Na de implementatie van nieuwe processen of verbeterpunten, bij de introductie van een nieuw product of na een bepaalde tijd. Zo komt er een dynamiek van blijven verbeteren
  13. Ook het willen implementeren van bijvoorbeeld Service Level Agreements (SLA’s) kan een mooie aanleiding zijn om het proces aan de hand van een Brown Paper Sessie te implementeren, net als een productiviteitsdoel of omzetdoel.
  14. Laat intern iemand opleiden die in ieder geval de korte processen, bijvoorbeeld bij een nieuwe klant of een deelproces kan helpen uitwerken. Zo kun je snel verbeteringen naar boven halen en verder met het traject waar je mee bezig bent.

Mogelijkheden te over dus voor een stukje magie op de muur!

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published.