Corporate

Magie op de muur

of: Hoe je meer uit een Brown Paper Sessie kunt halen.

Het blijft een magisch moment; het moment waarop een team hun hele werkproces uitgeschreven op de muur ziet verschijnen. Het is als een inkijkje onder de motorkap waarbij alle slangetjes en onderdelen met elkaar verbonden zijn. We zijn aan de slag met een zogeheten Brown Paper Sessie. Ik gebruik deze methode al jaren en blijf het een snelle, creatieve en krachtige manier vinden om verbeteringen in werkprocessen naar boven te halen. Veel mensen kennen deze methode vooral als middel om verspillingen uit het (productie) te halen. Voor wie het niet kent; bij een Brown Paper Sessie hang je een groot (bruin) vel aan de muur en met langwerpige gele post-its en stiften worden vervolgens door de groep de processtappen één voor één doorgenomen en opgeplakt. Bij iedere processtap vraag ik wie wat doet, wat er gebruikt wordt en vooral hoe en waarom dat gedaan wordt. Vervolgens komt de vraag of het niet handiger/sneller/eenvoudiger kan. Voor ieder verbeterpunt wat vervolgens genoemd wordt plak ik een post-it erbij met in rood geschreven het verbeterpunt. Als het klaar is verbinden we de post-its en wordt de procesflow zichtbaar inclusief de rode ‘vlaggen’.

Opmerkingen die ik vervolgens bijvoorbeeld hoor zijn:

“Ik wist niet dat er zoveel administratie bij kwam kijken als de verkoop eenmaal rond is”

“Wat doen we nog veel handelingen handmatig en dubbel”

“Nu ik voor het eerst het hele proces zie, begrijp ik waarom het lang duurt voordat ik verder kan. Het is in het begin van het traject niet duidelijk afgesproken waardoor ik informatie mis”

Veel inzichten dus en begrip voor het werk van de ander. Soms ook de schrik van verspilling. Met name financiële mensen verwonderen zich over hoeveel tijd, energie en middelen (en dus geld) er soms wordt verspild in de processen. Het mooie vind ik dat sommige inefficiënte werkwijzen soms ter plekke worden afgeschaft. (‘O, ik dacht dat jullie het zo wilden’)

De Brown Paper wordt volgens mij het meest gebruikt als ‘procesfoto’ van de huidige werkwijze. Maar een Brown Paper nodigt uit tot veel meer creatieve manieren om hem te gebruiken, hieronder een aantal voorbeelden:

Customer Journey
Breng de Customer Journey in kaart met een Brown Paper sessie. Als je het proces uitschrijft vanuit de beleving van de klant kun je de ervaring als klant inclusief de gewenste verbeteringen naar boven halen. Nodig hiervoor vooral ook klanten uit.

Inwerken
Het is een ideale manier om nieuwe medewerkers in te werken. Ik heb mensen in sessies gehad op hun eerste werkdag. Na de sessie waren ze al behoorlijk ingewerkt en/of konden vanuit hun recente werkervaring elders frisse inzichten meegeven. Nodig ze dus vooral uit.

Propositie herijken
Hoeveel varianten worden er eigenlijk van het product of de dienst verkocht en waarom eigenlijk? Is dat wenselijk en werkbaar? En wordt er op deze manier wel genoeg aan verdiend?

Rol van de afdeling bepalen
Er kan uit een sessie geconcludeerd worden dat een afdeling op basis van hun taken zowel een informerende, adviserende, uitvoerende maar soms zelf ook een controlerende rol heeft. Dit is niet altijd gewenst. De Brown Paper kan dit inzichtelijk maken.

Gebruik van huidige IT systemen
In de Brown Paper kun je meenemen hoe de huidige systemen gebruikt worden en uiteraard hoe dit beter kan.

Bepalen onderlinge taakverdeling
In een Brown Paper komt ook vaak naar voren wie welke taak heeft en waar er dubbelingen zitten of juist hiaten in verantwoordelijkheden.

Teambuilding
Een middag samen doorbrengen met je collega’s en het eens goed over het gezamenlijke proces of de klantbeleving hebben, kan een manier zijn om aan teambuilding te doen.

Tips

Hierbij nog enkele tips om meer uit de sessie zelf te halen:

  1. Zorg voor een team waarin zoveel mogelijk rollen vertegenwoordigd zijn. Dit geeft veel inzichten en bevordert ook het begrip voor elkaars werk
  2. Zorg voor een goede facilitator. Iemand die doorvraagt en het proces tot in detail wil begrijpen maar ook de grote lijn kan vasthouden
  3. Creëer veiligheid en stimuleer een positief kritische houding. Dit is hét moment om jouw mening te geven als medewerker
  4. Zorg voor een prettige setting; een locatie buiten kantoor, lekker eten en drinken en een inspirerende omgeving. Op deze manier kan het ook echt een teambuildingsessie zijn
  5. Zorg voor een notulist. Iemand die per (deel)proces de verbeterpunten vastlegt, alsmede de eventueel al geopperde oplossingen. Zo kun je snel overgaan tot een actieplan na de sessie
  6. Zorg voor borging na de sessie. Wat gaat er met de inzichten gebeuren? Wat zijn quick-wins, wat heeft meer aandacht nodig? Wie neemt welke verantwoordelijkheid?
  7. Maak het visueel. Veel klanten laten de paper hangen om er nog eens naar te kijken. Een idee is om een echte foto te maken en/of de paper te vertalen in een procesflow met behulp van bijvoorbeeld Visio.
  8. Plan een tweede sessie na een aantal weken om bijvoorbeeld nog wat dieper op bepaalde deelprocessen in te gaan of een droomsessie te houden. Stel dat we helemaal opnieuw het proces konden inrichten en alle knelpunten zijn opgelost: Hoe ziet het proces er dan uit? Deze paper geeft naast de eerste paper een mooi doel en pad om naar toe te werken
  9. Maak het meetbaar. Kwantificeer de processtappen: hoe vaak komt dit (procentueel) voor? Hoeveel tijd of geld kost deze handeling? Wat levert dit aan omzet op?
  10. Gebruik de kernwaarden van het bedrijf om keuzes aan te toetsen. Past wat jullie doen met waar je voor staat? Als je duurzaam wilt werken maar nog veel papier gebruikt..
  11. Samen met een klant of leverancier kun je het gezamenlijke proces op deze manier inzichtelijk maken en verbeteren
  12. Herhaal de sessies regelmatig. Na de implementatie van nieuwe processen of verbeterpunten, bij de introductie van een nieuw product of na een bepaalde tijd. Zo komt er een dynamiek van blijven verbeteren
  13. Ook het willen implementeren van bijvoorbeeld Service Level Agreements (SLA’s) kan een mooie aanleiding zijn om het proces aan de hand van een Brown Paper Sessie te implementeren, net als een productiviteitsdoel of omzetdoel.
  14. Laat intern iemand opleiden die in ieder geval de korte processen, bijvoorbeeld bij een nieuwe klant of een deelproces kan helpen uitwerken. Zo kun je snel verbeteringen naar boven halen en verder met het traject waar je mee bezig bent.

Mogelijkheden te over dus voor een stukje magie op de muur!

Maak het eenvoudig.

Meten is weten, die term ken je vast wel. Maar hoe doe je dat met ongrijpbare zaken? Er is een simpele truc.
Je herkent het misschien wel; je bent een beetje moe, je relatie zit in een dipje of je weet niet of je je werk nog wel echt leuk vindt. Het is een gevoel maar een beetje ongrijpbaar. Ik spreek vaak mensen tijdens coachingsgesprekken die dat gevoel herkennen. Ze hebben weinig energie, zijn hun baan zat of voelen zich gewoon ongelukkig met de keuzes die ze in hun leven hebben gemaakt. En dan? Best lastig soms om echt te benoemen wanneer en op welk vlak in je leven je wilt of moet ingrijpen om je weer beter te voelen. Een eenvoudig hulpmiddel is om het een cijfer te geven.

Neem bijvoorbeeld de vrouw die werk en gezin combineert maar zich moe voelt. Als ik aan haar vraag om haar energieniveau aan te geven tussen de 0% en 100% en ze zegt 30% dan gaan er bij mij meteen alarmbellen rinkelen. Vooral als ze op de vraag in welke versnelling ze functioneert, antwoordt: de zesde! Als je dit leest begrijp je dat ze dit niet lang volhoudt en het risico loopt zich ziek te moeten melden.

Meten heeft een aantal voordelen:
-Iets een cijfer geven kan je snel helpen om ergens inzicht in te krijgen en het ontastbare tastbaar te maken. Je maakt iets ongrijpbaars voor jezelf heel snel duidelijk. Dit kan verrassend zijn. Zo kun je iets wel een lager cijfer (of hoger) geven dan je van tevoren had verwacht.
-Je kunt je gevoel makkelijker aan een ander uitleggen. In het ziekenhuis vraagt de verpleegster ook aan de patiënt om zijn pijnbeleving een cijfer te geven. Zo weet hij of zij hoe de patiënt zich voelt en ook of er verbetering of verslechtering in zijn situatie is ten opzichte van gisteren.
-Je kunt je gevoel vergelijken met een eerder moment en zo weten hoe het met je gaat op dat gebied.
-Ook kun je voor jezelf bepalen wanneer je in moet grijpen. In het voorbeeld van de vrouw die zich moe voelt: als ik haar vraag op welk energieniveau ze minimaal wil functioneren en ze geeft aan 70% dan weet ze dat er werk aan de winkel is om van 30% naar 70% energieniveau te komen. Dan gaan we een plan maken hoe ze dit kan bereiken. In dit geval eerst uit de zesde versnelling komen 🙂
-Je kunt het ook gebruiken om aan een ander te vragen om iets een cijfer te geven. Dan kun je de ander sneller begrijpen.
-Het kan je ook inzichtelijk maken of het aan iets in het geheel ligt of in een deelaspect ervan. Bijvoorbeeld je geeft je baan een 7 maar bent toch niet blij. Ga je dan nader onderzoeken dan ontdek je misschien wel dat je je collega’s een 9 geeft maar je werk inhoudelijk maar een 4. Dan kun je dus gerichter actie ondernemen.

Praktische tips:
1. Bepaal waar je je niet lekker over voelt; je energieniveau, je baan, relatie, tijd voor jezelf of je omgeving.
2. Geef het een cijfer: van 1 tot 10, een percentage of een ander zelfgekozen criterium (bijvoorbeeld de versnelling). Wees eerlijk. Vaak is je eerste ingeving de juiste.
3. Bepaal bij welk getal je wel tevreden zou zijn: bijvoorbeeld je wil je baan een cijfer 8 kunnen geven, je energieniveau op 80% hebben (dan heb je ook nog wat reserves) of je wilt 20% meer tijd voor je gezin.
4. Bepaal welke acties je moet ondernemen om je doel te bereiken. Bijvoorbeeld vrij nemen of sporten om jezelf op te laden. Werk delegeren of in gesprek gaan met een loopbaancoach over je carrière. In gesprek gaan met je partner over jullie relatie of iets leuks plannen met de kinderen.
5. Check regelmatig bij jezelf of je op de goede weg bent. Je hoeft natuurlijk niet de hele dag met je rekenmachine rond te lopen maar af en toe even je gevoel checken kan helpen. Je kunt je ‘metingen’ als je wilt bijhouden in bijvoorbeeld je agenda. Zo kun je het goed vergelijken.

Succes!

‘Zoekende naar balans, heb je het misschien al wel gevonden’

‘Zoekende naar balans, heb je het misschien al wel gevonden’ Dit stond in een notitieboekje wat ik kreeg ter afsluiting van een managementleergang, zo’n 11 jaar geleden. Als jonge moeder en manager in een stevige baan was ik hard bezig met het zoeken naar ‘balans’. Het was immers niet makkelijk; een baby, herstellen van zwangerschap en bevalling en proberen een fulltime baan in 3 dagen te proppen. Geloof me, ik deed het prima maar er was toch een gevoel dat ik het moeilijk moest hebben. De heersende opvatting was en is immers dat het niet meevalt. En toen schreef één van de trainers (en ze leest deze nieuwsbrief, dat weet ik ;-)) dat zinnetje in dat boekje en voelde ik me verlost; misschien was dit het wel gewoon en kostte het zoeken naar iets wat er al was me misschien wel meer energie dan de combinatie van werk en een baby.

Herken je het? Dat je maar achter een doel aan rent wat steeds weer verder weg lijkt of dat onderweg verandert. En dat je denkt; als ik eenmaal maar daar ben, die drukke periode achter de rug is, meer energie heb, dat af heb, mijn huis opgeruimd is, dat boek gelezen heb, die cursus heb gevolgd, meer geld heb, afgevallen ben, mijn kinderen op school zitten enzovoort, met pensioen ben? Je wordt al moe als je eraan denkt wat je allemaal nog moet doen om dat punt te bereiken. En dan begint het pas echt. Niet fijn toch?

De laatste tijd merkte ik het ook weer aan mezelf: als dit, dan dat. Ik heb het een nog niet afgerond en ben alweer nieuwe doelen aan het stellen. Opeens dacht ik: heb ik niet even genoeg? Is het voor nu niet gewoon oké? Kan ik verder borduren op wat ik binnen handbereik heb en hoef ik niet weer allemaal hele nieuwe grote projecten aan te gaan? Zoals een nieuw boek schrijven, nog een nieuw bedrijf starten en me in nog meer vrijwilligerswerk storten. Even een soort van pas op de plaats.

Je hebt net leren fietsen, stoomt door voor je rijbewijs en vervolgens ga je ook gelijk door voor je vliegbrevet. Terwijl het ook best relaxed is om even te genieten van het autorijden.

En misschien geldt het ook wel voor jou. Dus ‘zoekende naar balans, heb je het misschien al wel gevonden’.

Een paar tips:

-beantwoord voor jezelf eens eerlijk de volgende vraag: wat wil je met je doel bereiken? Welk gevoel wil je hebben? Ontspannen? Voldaan? Trots? Waarom niet jezelf nu al dat gevoel gunnen en vervolgens lekker genieten van wat je doet.

-stel je eens voor dat je 10 jaar verder bent en je jezelf terugziet in je huidige situatie. Wat zou je jezelf dan adviseren? Meer genieten toch?

-realiseer je dat er steeds weer een nieuw doel zal zijn, je doelen onderweg veranderen en dat je ‘er’ waarschijnlijk nooit helemaal zal zijn. Als een horizon die steeds even ver blijft.

-benoem voor jezelf eens 7 dingen die op dit moment goed gaan en waar je dankbaar voor bent. Best fijn om dat eens op een rijtje te hebben. Vaak zijn er dingen die je als vanzelfsprekend neemt, maar eigenlijk best bijzonder zijn. Neem alleen al je gezondheid.

-grote doelen? Knip ze in kleinere stukjes oftewel subdoelen en vier het als je ze gehaald hebt. Wil je een halve marathon lopen? Geniet ervan als je 5 km achter elkaar kunt lopen, dan 10 enzovoort

-veel ideeën? Koop een fijn schrijfboekje en schrijf ze op. Je hoeft er nu nog niets mee te doen, maar dan staat het ergens en kun je het voor nu loslaten

-probeer in het nu te leven. Als je veel dingen in je hoofd hebt om te onthouden, zorg dan dat je goed plant en organiseert zodat je hoofd leeg is en je in het nu kunt genieten.

Om je hoofd leeg te maken én te houden heb ik een werkblad gemaakt, de ‘geeltjesmethode’. Wil je dit ontvangen? Mail me via info@stefaniehoogland.nl